問い合わせフォームの項目を見直す｜入力をやめさせない工夫
この記事の要約
- フォームの項目は「最初の返事に必要か」で絞ると、入力の負担を減らせます
- 入力エラーの表示、全角半角の指定、送信後の案内はつまずきやすい場面です
- 通知メールが届いているかは、定期的なテスト送信で確かめておきます
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ホームページを見て相談しようと思ったのに、フォームを開いたら入力欄がずらりと並んでいて、そっと閉じた。自分が客の立場なら、思い当たる場面があるはずです。
せっかくページを読んでもらえても、最後の入力で離れてしまっては問い合わせになりません。文章やデザインを作り直すより手軽に直せる場所なので、順番に見直していきます。
まず自分のスマホで送ってみる
一番早い点検は、実際に自社のフォームから送信してみることです。パソコンではなくスマートフォンで、担当者ではない人に頼むとさらに気づきが増えます。
途中でどこに迷ったか、何を面倒に感じたかをそのまま聞いてください。社内の人間は項目の意味を知っているので、自分だけで見ても引っかかりに気づけません。送信後に自動返信メールが届くか、受信側に通知が来るかも、このときに一緒に確かめられます。
項目は「返事に必要か」で削る
見直しの基準は単純です。その項目がないと最初の返事ができないのか、を一つずつ問いかけてみてください。
- 会社名、お名前、連絡先、相談内容は多くの場合に必要
- 住所、部署名、役職は最初の返事には不要なことが多い
- FAX番号や「当社を知ったきっかけ」は任意か削除を検討
- 電話番号は、電話で返す運用でなければ任意でもよい
「あとで営業に使えるから」と項目を増やしたくなる気持ちは分かります。ただ、相手はまだ相談するかどうかを迷っている段階です。詳しいことは、やり取りが始まってから聞けば十分でしょう。
つまずきやすい3つの場面
入力エラーが分かりにくい
送信ボタンを押したあとに画面の上へ戻され、どこが間違いか分からないと、そこで諦める人が出てきます。問題のある欄のすぐ近くに、直し方まで表示されているかを見てください。
全角と半角の指定が厳しい
電話番号や郵便番号で「半角で入力してください」と弾かれるのは、相手にとって余計な手間です。どちらで入力されても受け付けられる設定にできないか、制作会社に聞いてみる価値はあるはずです。
送信後に何も起きない
送信完了の画面に「いつ頃、どの方法で返事をするか」が書かれていないと、相手は届いたのか不安になります。営業日や返信の目安を一文添えるだけで印象は変わるものです。
フォーム以外の入口も用意する
文章で説明するのが苦手な人や、急いでいる人もいます。電話番号と受付時間をフォームの近くに載せておけば、そうした人の入口になります。相談内容の欄に「まだ検討段階でもかまいません」と添えるのも一つの方法です。書く内容がまとまっていない人でも、送ってよいのだと分かります。
届かない、気づかないを防ぐ
入力のしやすさと同じくらい見落とされるのが、受け取る側の問題です。フォームは正常に見えているのに、通知メールが迷惑メールのフォルダに入っていて、何日も気づかなかったという事態は起こり得ます。
月に一度、テスト送信をする日を決めておくと安心でしょう。通知先が退職した人のアドレスのままになっていないか、複数の担当者に届く設定かも合わせて見ておきたいところです。
- テスト送信が通知先に届くか
- 自動返信メールの文面が今の会社情報と合っているか
- 返信の担当者が不在のときの代わりは誰か
- いたずらや営業の送信が多いなら、対策の機能を入れられるか
個人情報を預かるページなので、プライバシーポリシーへのリンクも置いておきます。送信前に確認の画面を挟むかどうかは会社によって判断が分かれますが、入力内容を確かめたい人には安心材料になります。項目が少ないフォームであれば、確認画面を省いて手順を短くする考え方もあります。どちらが合うかは、相談内容の複雑さで決めるとよいでしょう。
ユニバースならこう考えます
私たちがフォームを設計するときは、最初の項目数をできるだけ少なくします。ホームページは経営の道具なので、集めた情報の多さより、相談が届くことを優先したいからです。
一方で、見積もりの前に確認事項が多い業種では、項目を減らしすぎると何度も聞き返すことになり、かえって相手の負担が増えてしまいます。そうした場合は、必須を絞ったうえで任意の欄を用意し、「分かる範囲で結構です」と書き添える形をおすすめしています。
もう一つ大切にしているのが、公開後に受け取る側の運用です。通知メールが誰に届き、誰が返事をするのかが決まっていないフォームは、どれだけ入力しやすくても成果につながりません。社内の体制に合わせて、無理のない形を一緒に考えます。
今週できることから
まずは自社のフォームを一度送信し、不要な項目を一つ削るところから始めてみてください。それだけでも、入力する相手の負担は減っていきます。
問い合わせが増えないと感じている場合は、フォームの前の導線に原因があることもあります。考え方はWebサイトから新規顧客を生み出したい方向けのページにまとめました。制作の方針はユニバースについてでご覧いただけます。
株式会社ユニバースは、福岡市博多区のホームページ制作会社です。フォームだけの見直しでも、どこから手を付けるか迷う段階でもかまいません。無料相談からお気軽にお声がけください。
よくある質問
最初の返事に必要かどうかで判断します。多くの場合は会社名、お名前、連絡先、相談内容があれば足り、住所や役職はやり取りが始まってから聞いても間に合います。確認事項が多い業種では、必須を絞って任意の欄を用意する方法が合います。
会社によって判断が分かれます。入力内容を確かめたい人には安心材料になりますが、項目が少ないフォームなら省いて手順を短くする考え方もあります。相談内容の複雑さに合わせて決めるとよいでしょう。
自社のフォームからテスト送信をして、通知メールと自動返信が届くかを確かめます。あわせて、迷惑メールのフォルダに入っていないか、通知先が退職した人のアドレスのままになっていないかも見ておきます。
この記事の発行元
株式会社ユニバースは、福岡市博多区のホームページ制作会社です。この記事は、中小企業のホームページ運用に役立つ情報として発行しています。
