ドメインとサーバーの名義は誰？今すぐ確認したい管理情報
この記事の要約
- ドメインとサーバーは契約で成り立ち、失効するとサイトもメールも止まりかねません
- 契約者、契約先、更新期限、支払い方法、ログイン情報の把握者を確認します
- 登録メールは個人用ではなく、会社の共有アドレスにしておくと安心です
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ホームページのドメインは、誰の名義で、いつ更新されるのか。すぐに答えられる会社は、実はそれほど多くありません。普段は意識しなくても動いているからです。
ところが、担当者が退職したときや、制作会社を替えたいときに、ここが分からず困ることがあります。ドメインが失効すれば、ホームページもメールも止まりかねません。何も起きていない今のうちに、確認しておきたいことをまとめました。
ドメインとサーバーをひと言で
ドメインは、ホームページの住所にあたるものです。「universe-web.jp」のような文字列で、メールアドレスにも使われています。サーバーは、ホームページのデータを置いておく場所です。
どちらも契約で成り立っていて、更新を忘れたり支払いが止まったりすると使えなくなります。
確認したい5つの項目
- ドメインとサーバーの契約者は誰か（自社か、制作会社か、個人か）
- どの会社のサービスと契約しているか
- 更新期限はいつか、自動更新になっているか
- 請求はどこに届き、どう支払っているか
- 管理画面に入るための情報を、社内で誰が把握しているか
WordPressを使っている場合は、管理画面のログイン情報も同じように確認します。分からない項目があれば、まず請求書や契約時の資料を探し、それでも不明なら制作会社に問い合わせてみてください。
起こりやすい困りごと
退職した担当者の個人メールで登録されている
更新の案内が誰にも届かず、ログインもできない状態です。担当者が辞める前であれば、簡単に変更できるはずです。
前の制作会社の名義のままになっている
制作会社が代わりに契約するのは珍しいことではなく、それ自体が悪いわけではありません。ただ、乗り換えのときに移管の手続きや費用の話が必要になる場合があります。契約書に記載があるかどうかを見ておくと安心です。
更新の案内を迷惑メールと勘違いする
反対に、更新を装った不審なメールもあります。契約先と違う会社からの案内は、支払う前に制作会社へ確認してください。
情報の残し方
確認した内容は、一枚の資料にまとめておきます。ただし、パスワードをそのまま共有フォルダや表計算ファイルに書くのは避けてください。パスワード管理ツールを使うか、保管場所を決めて、社内で知っている人を複数にしておくと安全です。
登録するメールアドレスは、個人のものではなく「info@」のような会社の共有アドレスがおすすめです。人が替わっても連絡が途切れません。二段階認証を設定している場合は、確認コードが届く端末や連絡先も記録しておいてください。担当者の個人スマートフォンだけに届く設定だと、その人が不在のときにログインできなくなるおそれがあります。
制作会社を替えるときに確かめること
リニューアルや保守の見直しで制作会社を替える場合は、次の点を早めに確認しておくと、話がスムーズに進みます。
- ドメインとサーバーを、自社の名義へ移せるか。手続きや費用はどうなるか
- ホームページのデータやデザインの権利は、契約上どう扱われるか
- メールアドレスも同じサーバーで使っていないか
- 移行中にホームページやメールが止まる時間はあるか
見落としやすいのがメールです。ホームページと同じサーバーでメールを運用していると、サーバーの移転に合わせてメールの設定変更も必要になります。普段使っているメールが突然届かなくなると業務に響くので、移行の手順は事前に確認しておきたいところです。
今の制作会社に確認するときは、責めるような言い方をする必要はありません。「社内で管理情報を整理している」と伝えれば、自然に聞けます。解約を決める前に契約書を読み返し、データの引き渡しや解約の条件を確認しておくと、話し合いも落ち着いて進められるでしょう。
ユニバースならこう考えます
私たちは、ホームページは会社の持ち物だと考えています。制作会社に任せること自体は問題ありませんが、「誰の名義で、どこにあるのか」を会社側が把握していない状態は避けたいところです。
そのため、公開後の運用を見据えて管理情報の扱いをあらかじめ確認し、お客様にも共有するようにしています。専門用語を並べて分かりにくくするつもりはないので、「ドメインって何でしたっけ」というところから聞いていただいて大丈夫です。
今の制作会社に不満がなければ、無理に替える必要もありません。まずは聞いてみることで、管理の状況がはっきりします。
今週のうちに一度だけ
請求書を一枚探して、契約先と更新月を確かめるところから始めてみてください。分からないことが見つかるだけでも、前進です。
管理そのものを任せたい場合は運用・更新サポートや、Webサイトの運用・更新を任せたい方向けのページをご覧ください。
株式会社ユニバースは、福岡市博多区のホームページ制作会社です。名義や契約先が分からなくなったという段階でも、無料相談からお気軽にご相談ください。
よくある質問
ドメインはホームページの住所にあたるもので、メールアドレスにも使われています。サーバーはホームページのデータを置いておく場所です。どちらも契約で成り立っており、更新を忘れたり支払いが止まったりすると使えなくなります。
まず請求書や契約時の資料を探します。請求書が一枚あれば、契約先と更新月の手がかりになります。それでも分からなければ、制作会社に「社内で管理情報を整理している」と伝えて問い合わせると、自然に確認できます。
制作会社が代わりに契約するのは珍しいことではなく、それ自体が悪いわけではありません。ただ、制作会社を替えるときに移管の手続きや費用の話が必要になる場合があります。誰の名義でどこにあるのかは、会社側でも把握しておくと安心です。
この記事の発行元
株式会社ユニバースは、福岡市博多区のホームページ制作会社です。この記事は、中小企業のホームページ運用に役立つ情報として発行しています。
